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如何做人力報表及分析？

在面對人力信息處理方面，HR管理與人事管理最大的區別是：HR管理會(huì )對人力信息進(jìn)行分析，并且從中找到規律，發(fā)現異常，及時(shí)制定政策采取措施予以對應。人力信息是人力資源規劃的基礎材料，沒(méi)有對人力信息進(jìn)行有效收集及分析，就不可能進(jìn)行正確的人力資源規劃。有的公司HR做得很好，對HR 各項信息做了有效的分析，有的公司根本都沒(méi)有這方面的想法。為什么同樣是做HR，有的公司HR就能做得有聲有色，有的就做得黯然無(wú)光呢? 為什么同樣的公司，有的HR 主管就能深得上層器重，有的就只是一個(gè)高級雜工呢? 有的公司HR 部門(mén)已進(jìn)入決策層戰略部門(mén)，有的就只能永遠停留在一個(gè)普通的職能部門(mén)呢? 我想有一個(gè)很重要的原因就是HR是如何將公司的人力各方面信息統計分析，提供給上層作為決策參考的。在這里我想講講HR如何對人力信息做日報及月報。

有些公司做得細，還做了周報，其實(shí)周報與月報在內容上基本相近。在做報表之前，每一個(gè)HR人員都要問(wèn)自己三問(wèn): 我做的這個(gè)報表，能反映一個(gè)什么情況?如果這個(gè)報表讓一個(gè)什么都不了解的人去看，他能不能看得懂? 這個(gè)報表哪些內容還可以簡(jiǎn)化掉?

     做報表前先問(wèn)自己這三個(gè)問(wèn)題，就可以省去很多不必要的報表，也能提升報表的作用。

     首先給大家介紹兩種在人力資源管理中經(jīng)常會(huì )用的兩種報表，即人力資源日報表和人力資源月報表。

(1) 人力資源日報表

要做一份人力資源日報表， 你首先要知道我們哪些人力信息需要按日來(lái)統計和展現。如果這個(gè)信息沒(méi)有,會(huì )有什么后果；如果有了，又有什么作用。作為人資源日報表每天需要反映的人力信息大致分為四大塊:人員綜合信息；招聘狀況信息；出勤數據信息;離職信息。綜合信息信息包含人員分布、人員的編制、在職人數、總人數；招聘方面要反映的信息是當日招聘人數、報到人數、部門(mén)分布、職位分布；出勤方面主要反映缺勤人數、缺勤類(lèi)別、缺勤率等信息；離職方面主要反映的是離職方式、離職分布、離職原因。以上四塊信息結合起來(lái)就構成了人力資源日報表的主要內容。

這些人力資源日報表其實(shí)不僅僅是HR 主管或經(jīng)理要審批，還必須拿給高層審批。人力資源日報做得好,可以給上層甚至最高層提供決策參考的信息。你說(shuō)HR重不重要呢? 人力資源日報一定要在第二天一早提報前一天的人力信息，如果拖到下午或拖了幾天，那就不叫人力資源日報了。在小公司還不太能看出人力資源日報的作用，到了大公司人力資源日報就起到很大的作用，作為HR，一定要把你的人力資源日報表做得漂亮些、規范些、實(shí)用些。

(2) 人力資源月報

人力資源月報不僅僅是HR部門(mén)提交給上層的一個(gè)工作報告、工作總結，也是對公司當月人力信息統計分析，為公司人力策略的制定或調整提供依據。做得好，可以發(fā)現并避免很多問(wèn)題，甚至可以幫助提升整個(gè)公司的人力資源水平。一般企業(yè)人力資源月報主要包括以下幾部分：

      1、人力概況

       包括企業(yè)人數變化及在各部門(mén)的分布，不同職位的所占比例及各個(gè)職位人數每月變化趨勢。

      2、人力資源狀況分析

      人力資源狀況分析的主要內容: 年資分析、學(xué)歷結構比例、年齡結構比例、性別分析、省籍結構比例等。

      3、人員動(dòng)態(tài)分析

     人員動(dòng)態(tài)分析主要是人員招聘及離職相關(guān)分析，具體包括: 新進(jìn)與離職人員對比、新進(jìn)人員各部門(mén)分布圖、新進(jìn)人員招聘渠道分析、各部門(mén)離職人員分布及離職方式分析、離職人員年資分析、離職率變化分析等。

      4、其他人力資源分析

      其他人力資源分析主要是工時(shí)及獎懲方面的分析。比如工時(shí)分析、加班分析、缺勤、工傷等方面的分析。

      以上是日報及月報的一些基本設計思路及內容,還有許多人力資源信息如考勤分析、請假分析、工資數據分析、培訓分析、職務(wù)異動(dòng)分析、獎懲分析、績(jì)效分析等都可以通過(guò)以上方法做統計分析，當然也可以采用其他表現方式。這些報表提報上去還沒(méi)有把工作做完，還要分析異常，然后提出你的對策及建議案。

       什么是異常? 如果公司的生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)沒(méi)有發(fā)生大的變化。這個(gè)月的數據與上個(gè)月對比卻發(fā)生了大的變化，再與去年或前年同期作對比仍然有大的變化.這就是異常。一定要分析異常產(chǎn)生的原因，然后調查了解，提出對策，這樣的HR 才是專(zhuān)業(yè)的HR。日報可使用Word或Excell 來(lái)制作，月報可以用幻燈片的形式來(lái)做。

      人力資源規劃把以上分析作為基礎材料，可以測試預估人員需求數量、人員供給數量，進(jìn)而決定采用什么樣招聘政策。離職人員過(guò)多，在調查了解情況后及時(shí)調整各項人力政策，根據企業(yè)的人才現狀，不斷優(yōu)化企業(yè)的人才結構，采用合適的人力資源開(kāi)發(fā)政策。根據工時(shí)的分析，及時(shí)地比對出貨狀況，控制加班成本等。做好人力報表及分析，是做好人力資源規劃工作的保障。希望大家平時(shí)多注意人力資源信息的收集，做到確保信息的及時(shí)、有效、準確及全面，做到信息的統計口徑一致，從而保證人力資源分析的準確性及有效性。

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