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收到員工辭職信后，HR必須立即做這4個(gè)動(dòng)作！

2018-06-29 閱讀次數: 4625

作為公司的HR，當收到員工的辭職信后該怎么做？有哪些細節和環(huán)節需要特別注意，才能確保后續工作穩穩妥妥的，不出任何差池？ 
就這些問(wèn)題，我梳理出與辭職信有關(guān)的風(fēng)險點(diǎn)和實(shí)操知識，并結合工作經(jīng)驗給諸位HR寶寶們一些走心的建議，希望能幫助大家在工作中減少不必要的“麻煩”。

1認真審查離職原因，咬文嚼字排除“雷區”

要記得！任何風(fēng)險，都從文字的表達開(kāi)始！ 

HR寶寶們在閱讀辭職信時(shí)，要快速在腦海中建立一個(gè)“連接”，即將文字與法條迅速掛鉤，把勞動(dòng)者的離職原因和可適用的解除類(lèi)型對接起來(lái)，比照后在腦海中作出判斷，這辭職的后果是真的了無(wú)牽掛的走，還是會(huì )有后招“伺候”的？ 

所以，在審查時(shí)對辭職理由要結合上下文再三思量，體察這字句后面隱含的風(fēng)險。具體要注意兩個(gè)方面： 

其一是要明確勞動(dòng)者的辭職理由，即需要勞動(dòng)者明確究竟具體以何種原因離職，拒絕出現模棱兩可的表述，確保通篇辭職符合客觀(guān)實(shí)際，不要出現不必要的歧義。 

比如勞動(dòng)者在辭職信中提及解除理由時(shí)就四個(gè)字“工資原因”，這樣的表述就很容易產(chǎn)生誤讀，有人理解為勞動(dòng)者不滿(mǎn)工資待遇水平，也有人可能理解為工資未足額支付。 

現實(shí)中如果發(fā)生這樣的情況，HR會(huì )怎么處理？相信還有很多涉世未深的HR們，未經(jīng)深思熟慮，就不假思索地給勞動(dòng)者蓋了章，辦了離職手續。對此，我只能呵呵了。 

實(shí)際上，這里是有風(fēng)險的，不同的解讀導致的后果是截然不同的，前者可能被認定為個(gè)人原因辭職，毋需支付經(jīng)濟補償金；而后者如果被證實(shí)確有相關(guān)事實(shí)，則有可能被認定為勞動(dòng)者屬于被迫解除，勞動(dòng)者依據《勞動(dòng)合同法》第三十八條可以索要經(jīng)濟補償金。 

天堂還是地獄，完全取決于你的細心哦！ 

還有HR問(wèn)，如果勞動(dòng)者所提的辭職理由，既包括個(gè)人原因，也包括用人單位存在過(guò)錯的原因，該如何破解呢？ 

那我只能告訴你，盡量語(yǔ)重心長(cháng)地與勞動(dòng)者溝通，有技巧地引導勞動(dòng)者只寫(xiě)個(gè)人原因的辭職情形，比如回老家，跳槽，上學(xué)等原因，剔除掉其他可能會(huì )給公司帶來(lái)風(fēng)險的解除理由。 

其二是避免勞動(dòng)者辭職理由表述不一，比如勞動(dòng)者和HR辭職懇談，又是敘舊，又是感恩，一副依依不舍的畫(huà)風(fēng)，但對離職理由卻語(yǔ)焉不詳，輕描淡寫(xiě)，偶爾可能會(huì )含糊地提到說(shuō)想回老家找工作等個(gè)人原因，但實(shí)際在離職原因處填寫(xiě)的卻是“未繳納社會(huì )保險、未發(fā)工資”等理由。 

很多粗心的HR只顧傾聽(tīng)和安撫，還沉浸在留戀的情緒當中，孰不知早已陷入心口不一的套路，于是貪圖省事，便不再細細審查書(shū)面表述了，嘁哩喀喳辦完離職手續，萬(wàn)萬(wàn)沒(méi)有想到后來(lái)卻引發(fā)了爭議，裁判機關(guān)只認書(shū)面理由，用人單位被勞動(dòng)者以《勞動(dòng)合同法》第三十八條反戈一擊，承擔了不必要的賠償責任，腸子悔青了吧！ 

所以一定要注意?。?！花言巧語(yǔ)不可信，書(shū)面依據才重要！

2屬于個(gè)人原因辭職情形，靈活掌握“提前三十天”規定

相信很多HR都遇到過(guò)這種情形：勞動(dòng)者口頭或書(shū)面提出辭職后，急不可待，一分鐘都不想在公司多待，恨不得下一秒就要離開(kāi)，弄得公司很被動(dòng)，無(wú)人接替崗位不說(shuō)，搞的老板也大為火光。 

是不是感到一丟丟無(wú)奈？ 

《勞動(dòng)合同法》第三十七條規定，“勞動(dòng)者提前三十日以書(shū)面形式通知用人單位，可以解除勞動(dòng)合同。勞動(dòng)者在試用期內提前三日通知用人單位，可以解除勞動(dòng)合同?！边@就是法律賦予了勞動(dòng)者單方解除勞動(dòng)合同權利的規定。勞動(dòng)者在書(shū)面通知用人單位后還應繼續工作30天，這樣是便于用人單位及時(shí)安排人員接替其工作，確保正常的工作秩序，避免因解除勞動(dòng)合同影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，給用人單位造成不必要的損失。 

但是在勞動(dòng)者辦理完相關(guān)手續，結清相關(guān)事宜，崗位也有人及時(shí)接替的情況下，也未嘗不可批準其提前離職，在一定程度上，這樣的靈活操作可以減少用工成本的支出，比如薪酬待遇、社保和住房公積金成本等。 

需要注意的是，如果勞動(dòng)者交完申請后就不辭而別，也不辦理相關(guān)離職手續，用人單位完全可以記為曠工，按照相應的管理制度處理。 

3審查員工簽字的真實(shí)性，留存有效書(shū)面證據

HR寶寶們要養成一個(gè)習慣，就是在處理員工關(guān)系異動(dòng)有關(guān)的各類(lèi)事件時(shí)（請假、加班、調崗、外派學(xué)習、生產(chǎn)、辭職等），最好留存勞動(dòng)者書(shū)面填寫(xiě)的記錄。 

如果單位本身有一套人事管理的范本表格，方便勞動(dòng)者平時(shí)按需填寫(xiě)，一定是最好不過(guò)的了。這樣的好處是，一是避免由勞動(dòng)者制作書(shū)面文書(shū)上會(huì )產(chǎn)生的各種跳脫表達；二是表格上流程步驟清晰，審批程序明確，一目了然，便于管理。 

盡量避免口頭、電話(huà)、QQ、微信等方式的申請，這樣能保證在將來(lái)發(fā)生爭議時(shí)手里有充分的書(shū)面證據。 

有HR可能會(huì )問(wèn)，如果勞動(dòng)者因為一些原因不方便書(shū)面申請，能不能后補？ 

這里，我們也要把握好一個(gè)度，對勞動(dòng)者過(guò)于苛刻，要求其完成不可能的任務(wù)，只會(huì )適得其反，引發(fā)矛盾。這個(gè)時(shí)候不妨同意其后補書(shū)面申請的要求，然后不動(dòng)聲色地對勞動(dòng)者的通話(huà)記錄進(jìn)行錄音，做好取證工作，以防其事后對口頭說(shuō)過(guò)的話(huà)不承認。 

關(guān)于簽字，首先要保證是本人所簽，防止有些不懷好意的勞動(dòng)者有欺詐的念想，所以能當場(chǎng)簽就當場(chǎng)簽，盡量避免“隔夜簽”、“出門(mén)簽”、“快遞寄送”。其次，要留意勞動(dòng)者簽字的字跡，防止其使用的是變色墨水，這里有兩個(gè)建議：一個(gè)是對字跡顏色感到懷疑時(shí)，可以過(guò)片刻再核驗一下，查看有沒(méi)有褪色的情況發(fā)生；另一個(gè)是可以對照勞動(dòng)者以前簽過(guò)字的書(shū)面材料，看有沒(méi)有明顯的字跡筆法上的出入。以上種種，建議HR寶寶們在不動(dòng)聲色中完成，細節體現情商！ 

4保存好辭職信的原件，確保簽批流程在可控范圍

勞動(dòng)者遞交辭職申請書(shū)是其真實(shí)意思表示的單方法律行為，意味著(zhù)勞動(dòng)者向用人單位表示真實(shí)的辭職意思。所以，HR們只要確定勞動(dòng)者“離意已決”，最好明確提醒對方，辭職信不能撤回，亦不能修改，防止勞動(dòng)者借故收回造成不必要的麻煩。  
這里要注意，拿到辭職申請書(shū)，再啟動(dòng)離職流程！未拿到，萬(wàn)萬(wàn)不可啟動(dòng)程序。 

那如果有人問(wèn)，勞動(dòng)者先是遞交了辭職申請書(shū)，公司也啟動(dòng)解除程序了，后來(lái)勞動(dòng)者又借故拿走了辭職申請書(shū)怎么辦？ 

對于這樣的人，我只能罰你抄寫(xiě)勞動(dòng)合同法100遍了。 

一般來(lái)說(shuō)，HR收到辭職信后，人事管理規范的單位都會(huì )要求勞動(dòng)者再填寫(xiě)一張離職申請表（或離職交接表），然后各部門(mén)依次審批簽字，核查有無(wú)未結事項，最后由相關(guān)上級領(lǐng)導決簽，同意即可辭職。 

這里要注意，HR一定要收好辭職信的原件，而不是看完就退還給對方。對于原件，小編再次強調： 

收??！存好！鎖好！六個(gè)字牢記于心哦！ 
因為毀壞，丟失，被偷的情況屢見(jiàn)不鮮！ 

另外，對于簽批程序繁瑣的單位，為避免勞動(dòng)者私自復印，用一套離職交接表復印件對付簽批流程，而私下拿走離職交接表原件用來(lái)做“其他文章”，在收到表后要好好審查所有的手寫(xiě)字跡是否為原跡，盡量在一天之內辦完簽批程序，并收回原件。




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