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避免勞動(dòng)糾紛，HR必須存檔的9份文件

2018-06-29 閱讀次數: 4824

員工離職即雇員和雇主之間結束雇傭關(guān)系，而公司人員變動(dòng)對企業(yè)人力資源的合理配置具有極其重要的作用。

在老員工離職以及新員工入職的整個(gè)過(guò)程之中，涉及到了方方面面的法律知識以及需要注意的事項。這要求HR對相關(guān)法律極其了解，今天勞動(dòng)法全集給大家帶來(lái)9份關(guān)于HR必備的證明文件。

勞動(dòng)合同

勞動(dòng)合同在現代企業(yè)管理中所起的重要作用已不言而喻，沒(méi)有與勞動(dòng)者簽訂合同，那么企業(yè)將每月支付員工二倍工資。

合同內容

企業(yè)至少應準備三份合同模板，包括：固定期限勞動(dòng)合同、無(wú)固定期限勞動(dòng)合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同，有需要的企業(yè)還應備一份非全日制用工勞動(dòng)合同。

勞動(dòng)合同一定要盡量詳細，除勞動(dòng)合同的必要因素外，對培訓、保守秘密、補充保險和福利待遇等也應進(jìn)行約定。

職工名冊

《勞動(dòng)合同法》第七條規定：用人單位應建立職工名冊備查?！秾?shí)施條例》第三十三條補充：用人單位違反勞動(dòng)合同法有關(guān)建立職工名冊規定的，由勞動(dòng)行政部門(mén)責令限期改正；逾期不改，由勞動(dòng)行政部門(mén)處2000元以上2萬(wàn)元以下罰款。

企業(yè)必備職工名冊，既可以在產(chǎn)生勞動(dòng)爭議時(shí)作為有力的證據，也可以避免不必要的行政罰款。

職業(yè)名冊?xún)热?/span>

一般包含：勞動(dòng)者姓名、性別、公民身份號碼、戶(hù)籍地址及現住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等。HR可根據企業(yè)的實(shí)際情況，將職工名冊詳細化。

勞動(dòng)合同簽收單

《勞動(dòng)合同法》第八十一條規定：用人單位提供的勞動(dòng)合同文本未載明本法規定的勞動(dòng)合同必備條款或者用人單位未將勞動(dòng)合同文本交付勞動(dòng)者的，由勞動(dòng)行政部門(mén)責令改正；給勞動(dòng)者造成損害的，應當承擔賠償責任。

企業(yè)僅僅簽訂勞動(dòng)合同而沒(méi)有送達勞動(dòng)者，或無(wú)法證明勞動(dòng)者已收到勞動(dòng)合同，會(huì )面臨著(zhù)不必要的賠償風(fēng)險。

簽收單內容

一般包含：勞動(dòng)合同文本編號、勞動(dòng)者姓名、身份證號碼、所屬部門(mén)、具體崗位、入職時(shí)間、合同期限、簽約時(shí)間、簽約地點(diǎn)、勞動(dòng)合同簽收時(shí)間、勞動(dòng)者簽收并確認后簽名、備注等。

職位告知書(shū)

《勞動(dòng)合同法》第八條規定：用人單位招用勞動(dòng)者時(shí)，應當如實(shí)告知勞動(dòng)者工作內容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報酬，以及勞動(dòng)者要求了解的其他情況。
用人單位如實(shí)告知勞動(dòng)者職位情況是主動(dòng)義務(wù)，即使勞動(dòng)者不提出要求也得主動(dòng)告知。實(shí)踐中用人單位往往會(huì )忽視這個(gè)主動(dòng)告知義務(wù)，導致發(fā)生因“欺詐”而導致勞動(dòng)合同無(wú)效并賠償勞動(dòng)者損失的法律風(fēng)險。

告知書(shū)內容

一般包含：工作內容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報酬等。

勞動(dòng)合同變更協(xié)議書(shū)

《勞動(dòng)合同法》第三十五條規定：用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，可以變更勞動(dòng)合同約定的內容。變更勞動(dòng)合同，應當采用書(shū)面形式。

主要內容

一般包含：用人單位基本情況、勞動(dòng)者基本情況、原勞動(dòng)合同基本情況、具體變更內容、變更日期、雙方簽字蓋章等。

解除、終止勞動(dòng)合同通知書(shū)/申請書(shū)

解除、終止勞動(dòng)合同是結束勞動(dòng)者與用人單位之間關(guān)系的唯一途徑，解除、終止勞動(dòng)合同的具體時(shí)間是計算工資、加班費、經(jīng)濟補償金數額的重要依據。

解除合同內容

一般包含：勞動(dòng)者名稱(chēng)、解除或終止勞動(dòng)合同的原因、解除或終止勞動(dòng)合同的日期、交接手續辦理的流程和時(shí)限、用人單位蓋章、勞動(dòng)者簽收等。

解除、終止勞動(dòng)合同的證明

《勞動(dòng)合同法》第五十條規定：用人單位應當在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在十五日內為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì )保險關(guān)系轉移手續。

第八十九條規定：用人單位違反本法規定未向勞動(dòng)者出具解除或者終止勞動(dòng)合同的書(shū)面證明，由勞動(dòng)行政部門(mén)責令改正；給勞動(dòng)者造成損害的，應承擔賠償責任。

證明內容

用人單位出具的解除、終止勞動(dòng)合同的證明，應當寫(xiě)明勞動(dòng)合同期限、解除或者終止勞動(dòng)合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限等。

加班申請書(shū)

《勞動(dòng)合同法》第三十一條規定：用人單位應當嚴格執行勞動(dòng)定額標準，不得強迫或者變相強迫勞動(dòng)者加班。用人單位安排加班的，應當按照國家有關(guān)規定向勞動(dòng)者支付加班費。

另第八十五條中規定：用人單位安排加班不支付加班費的，由勞動(dòng)行政部門(mén)責令限期支付勞動(dòng)報酬、加班費或者經(jīng)濟補償。

《勞動(dòng)合同法》第八十五條規定：用人單位有下列情形之一的，由勞動(dòng)行政部門(mén)責令限期支付勞動(dòng)報酬、加班費或者經(jīng)濟補償：勞動(dòng)報酬低于當地最低工資標準的，應當支付其差額部分；逾期不支付的，責令用人單位按應付金額百分之五十以上百分之一百以下的標準向勞動(dòng)者加付賠償金；安排加班不支付加班費的。

加班費的支付一直是個(gè)敏感問(wèn)題，加班時(shí)間多少是計算加班費的重要根據，一份書(shū)面記錄加班情況并證明勞動(dòng)者同意加班尤為重要。

申請書(shū)內容

勞動(dòng)者名稱(chēng)、申請加班日期、加班原因、加班預計的時(shí)間、部門(mén)主管確認、人事主管確認等。

勞動(dòng)合同續簽意向書(shū)

《勞動(dòng)合同法》第四十六條規定：除用人單位維持或者提高勞動(dòng)合同約定條件續訂勞動(dòng)合同，勞動(dòng)者不同意續訂的情形外，依照本法第四十四條第一項規定終止固定期限勞動(dòng)合同的，用人單位應當向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟補償。

勞動(dòng)合同期滿(mǎn)后的企業(yè)的續訂條件以及勞動(dòng)者的續訂意向是判斷用人單位是否要支付經(jīng)濟補償的重要標準，一份書(shū)面的文件能真實(shí)的反映雙方的意向，避免日后不必要的勞動(dòng)糾紛。

實(shí)踐中用人單位往往會(huì )忽視這個(gè)主動(dòng)告知義務(wù)，導致發(fā)生因“欺詐”而導致勞動(dòng)合同無(wú)效并賠償勞動(dòng)者損失的法律風(fēng)險。

主要內容

一般包含：勞動(dòng)者名稱(chēng)、原勞動(dòng)合同到期時(shí)間、續簽勞動(dòng)合同與原勞動(dòng)合同區別、答復期限等。

以上12條必備文件，以備在企業(yè)發(fā)生勞資糾紛時(shí)以作證明之用，但并不是只要做好這12件文件準備就萬(wàn)事大吉，如保密協(xié)議、競業(yè)禁止合同、服務(wù)期協(xié)議等法律文件在此就沒(méi)有具體展開(kāi)。

每個(gè)企業(yè)HR都應根據自身不同的狀況制定出專(zhuān)用的法律文件，并加以妥善保存。

最后，希望每個(gè)企業(yè)都能有一個(gè)健全的HR管理體系，避免不必要的勞動(dòng)糾紛和法律風(fēng)險。




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