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HR招聘：如何做好職位分析

2018-08-21 閱讀次數: 2089

核心提示：HR招聘猶如家常便飯，也是HR的基本工作之一。令HR們苦惱的是，針對每一個(gè)職位，在招聘時(shí)都需要提供職位 　  
    A是一則外資企業(yè)招聘市場(chǎng)部經(jīng)理的啟事：本科以上學(xué)歷，三年相關(guān)工作經(jīng)驗，較好英語(yǔ)和計算機能力，有高度工作責任感和溝通能力。主要工作職責是：支持產(chǎn)品在不同階段的管理工作，做出產(chǎn)品推廣工作、支持價(jià)格管理和銷(xiāo)售計劃、協(xié)調特殊產(chǎn)品要求、交流產(chǎn)品信息、負責與經(jīng)銷(xiāo)商聯(lián)絡(luò )。B是一則國有企業(yè)招聘采購員的啟事：男，40歲以下，大專(zhuān)以上學(xué)歷，兩年相關(guān)工作經(jīng)驗，熟悉該公司業(yè)務(wù)者優(yōu)先。
    很顯然，A、B兩則招聘啟事是有差別的。A啟事中有較詳細的工作職責，在明確告訴應聘者今后的職責范圍和應負責責任的同時(shí)，對應聘人員的要求也是合理的；B啟事則沒(méi)有做出職責規定。在我國許多國企，除了存在招聘啟事中的“疏漏”外，還存在這樣的問(wèn)題：對某一職務(wù)的描述不清楚，如工作內容、職責及范圍、機構等，由此造成的直接后果往往是：挑選和錄用員工與工作要求不相符合；績(jì)效考核時(shí)感到缺乏依據，無(wú)從著(zhù)手；培訓方案不適合工作要求；經(jīng)常造成生產(chǎn)力和服務(wù)質(zhì)量的降低……這些問(wèn)題的出現，很大程度上是由于沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)而有效的職位分析，沒(méi)有發(fā)揮其在管理中應有的作用所致。
    在高雇員流失率和對高級人才的高競爭時(shí)代，如果你的企業(yè)還沒(méi)有進(jìn)行過(guò)職位分析，那么應該對此進(jìn)行重新考慮。因為職位分析可為企業(yè)員工提供一個(gè)工作行為“杠桿”，是人力資源開(kāi)發(fā)與管理中必不可少的環(huán)節。
    一、職位分析是人力資源管理的基礎
    職位分析主要是對企業(yè)職務(wù)的設置目的、中心職責、工作內容、權限范圍、結構關(guān)系以及工作環(huán)境、工作條件等進(jìn)行全面的分析、描述和記錄。職位分析在人力資源管理中有相當重要的意義。首先，有了職位分析之后，每一個(gè)職務(wù)的名稱(chēng)和含義在整個(gè)企業(yè)中就能夠專(zhuān)門(mén)化，從而使稱(chēng)呼該職位的用語(yǔ)標準化，在運用中不至于產(chǎn)生混亂。其次，盡管職位分析是招聘和錄用的基礎工具，但職位分析所收集的信息并不僅僅能夠用于招聘的錄用，在企業(yè)人力資源管理中的許多環(huán)節都用得上職位分析的相關(guān)信息。
    二、職位分析的內容
    職位分析包括的內容首先取決于職位分析的目的與用途，有的組織的職位分析是為了規范新工作的內容；有的是為了對現有工作進(jìn)行調整和進(jìn)一步明確，從而制定合理的獎勵制度；還有的是為了對改善工作環(huán)境，提高績(jì)效水平。這使得職位分析的內容與側重點(diǎn)也會(huì )不同。
    但是，一般意義上，職務(wù)都要包括兩個(gè)內容：一是確定工作的具體特征，即工作描述；二是找出任職人員的各種要求，即工作說(shuō)明書(shū)。工作描述就是要通過(guò)工作調查，在取得有關(guān)信息的基礎上，對工作崗位的名稱(chēng)、性質(zhì)、任務(wù)、工作關(guān)系及工作環(huán)境等內容做出比較系統的描述，并加以規范化。有了準確、規范的工作描述，就要想到承擔該崗位的員工應具備什么樣的資格與條件。這就屬于工作說(shuō)明書(shū)的主要內容。具體包括對任職人員的一般要求，如性別、年齡、工作經(jīng)驗及一般能力等方面的要求；生理要求，如反應、視力等。另外還有心理要求，如判斷力、記憶力、語(yǔ)言表達等等。翻看許多企業(yè)的工作說(shuō)明書(shū)，雖然洋洋灑灑，內容豐富，但仔細推敲卻存在不少問(wèn)題。比如職務(wù)說(shuō)明書(shū)的格式、語(yǔ)言和內容不規范，給管理造成很麻煩；對工作描述的語(yǔ)言比較模糊，或者語(yǔ)言比較空洞，讓任職者不知所以然；關(guān)鍵詞運用不當，混淆了職務(wù)間的區別，或將職務(wù)和職位混為一談；設計工作說(shuō)明書(shū)的人員缺乏專(zhuān)業(yè)水平，使所制定的工作說(shuō)明書(shū)流于形式等
    三、如何開(kāi)展職位分析的工作
    對組織確定工作職務(wù)的目的、任務(wù)或職責、權力、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格等相關(guān)信息進(jìn)行收集與分析，以對該職務(wù)的工作做出明確規定，并確定完成這一工作所需要的知識技能等資格條件的過(guò)程，就是職位分析。職位分析的結果是工作描述與工作說(shuō)明書(shū)。
    那么，在實(shí)際工作中應如何進(jìn)行職位分析呢？具體講，職位分析的過(guò)程可以分成四個(gè)階段：準備階段、調查階段、分析階段和完成階段。
    1.準備階段
    在這一階段，要確定工作分析的目的是什么，因為從工作的不同側面都可進(jìn)行分析。具體可以在七個(gè)不同層次上進(jìn)行：職員實(shí)際在干什么、管理者認為職員應該干什么、職員認為他應該干什么和計劃干什么、管理者認為職員將干什么。
    2.調查階段
    這一階段主要是確定調查的方法，對整個(gè)工作過(guò)程、工作環(huán)境、工作內容和工作人員等主要方面做出全面調查。
    常用的調查方法有：觀(guān)察法是指人力資源人員對工作活動(dòng)和行為進(jìn)行觀(guān)察并對結果進(jìn)行記錄。其優(yōu)點(diǎn)是能夠獲得第一手的資料。但是，觀(guān)察法不能適用于思考和判斷，即對腦力工作者，是不適用的。訪(fǎng)談法是人力資源管理者就某項工作與從事該項工作的個(gè)人或小組、或者上級主管、或過(guò)去的在崗人員就工作內容和要求進(jìn)行交流與討論。其優(yōu)點(diǎn)是既可以獲得工作對體力方面的要求，也可以獲得腦力以及其他不易觀(guān)察到的信息。不足之處是被訪(fǎng)談?wù)邔υL(fǎng)談目的往往持懷疑態(tài)度?；卮饐?wèn)題時(shí)會(huì )有所保留，導致信息失真。日記法是指人力資源管理親自體驗工作，把每天的工作以日記的形式記錄下來(lái)。其優(yōu)點(diǎn)是能夠熟悉和掌握工作要求的第一手資料，缺點(diǎn)是太費時(shí)、只適合于簡(jiǎn)單的工作。問(wèn)卷調查法以問(wèn)卷調查表的形式，來(lái)收集關(guān)于員工執行工作任務(wù)的情況。這種方法在職位分析中使用最廣，其優(yōu)點(diǎn)是快速、有效并且費用低，可以在大范圍內對所有員工進(jìn)行調查，調查結果可以用計算機處理。但使用這種方法時(shí)，對問(wèn)卷的設計要求較高，問(wèn)卷設計者應具備一定的經(jīng)驗和技巧。
    3.分析階段
    主要任務(wù)是對有關(guān)工作特征和工作人員特征的調查進(jìn)行深入全面的總結分析。所采用的各種分析方法都各有長(cháng)短，對不同的崗位或不同的目的應選用不同的方法。
    4.完成階段
    在這一最后階段，要將分析的結果寫(xiě)成書(shū)面材料，即編寫(xiě)成工作描述和工作說(shuō)明書(shū)，并提交給相關(guān)部門(mén)。
    可見(jiàn)，職位分析在人力資源管理中作用重大。只有對自己的發(fā)展有清楚的預期的企業(yè)，才能贏(yíng)得高效益。但我國目前，真正重視職位分析的企業(yè)卻不多。據了解，許多企業(yè)都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)職位分析，甚至不知道職位分析是何物。隨著(zhù)中國加入WTO，中國企業(yè)面臨的將是激烈的全球化競爭。在以人為本的競爭時(shí)代，人力資源管理工作尤為重要。而工作崗位的設置科學(xué)與否，又將直接影響一個(gè)企業(yè)的人力資源管理工作的效率和科學(xué)性。所以，企業(yè)應更多關(guān)注職位分析，將其作為招聘、任用、提升、調動(dòng)、考評等人力資源管理具體工作的依據，以?xún)?yōu)化人力資源的配置，提高人力資源管理的水平。同時(shí)，也為組織的管理活動(dòng)和管理者提供職務(wù)方面的完整信息。




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