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01

檔案作用

首先，員工檔案管理是指對員工的入職信息、員工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、薪酬調查、移動(dòng)等資料管理的統稱(chēng)。

對于用人單位來(lái)說(shuō)，主要有以下幾方面的作用：

●數據支持。為人力資源規劃及人員的管理決策提供原始資料。人事工作開(kāi)展的基礎與數據支持；

●決策參考。企業(yè)人力資源的現狀→標桿企業(yè)與市場(chǎng)/行業(yè)數據→繼而為企業(yè)制定人力資源戰略/項目、招聘、培訓等決策提供參考；

●推動(dòng)開(kāi)展各項變革工作。企業(yè)實(shí)施經(jīng)營(yíng)策略組織架構或崗位調整時(shí)預先做好相應人員的溝通或信息收集，推動(dòng)平穩和諧地開(kāi)展各項變革工作；

●人才管理。讓員工清晰自己在企業(yè)知識經(jīng)驗技能的發(fā)展，建立員工的成就感，展現企業(yè)對人才的尊重與服務(wù)，讓員工在企業(yè)成長(cháng)可被見(jiàn)證。為企業(yè)建設內外人才供應鏈；

●文化與品牌。企業(yè)與員工的關(guān)系建立與情感維護；

●法律要求。為企業(yè)處理員工的有關(guān)問(wèn)題提供依據和憑證。

02

管理內容

人事檔案管理的內容，應包括：

●1、勞動(dòng)合同。主要是勞動(dòng)合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議等；

●2、履歷材料。是指個(gè)人經(jīng)歷和基本情況，包括：個(gè)人簡(jiǎn)歷表、履歷表、員工登記表等；

●3、培訓材料。內部培訓、外部培訓、專(zhuān)項研討會(huì )等；

●4、崗位技能和學(xué)歷材料。包括：評定專(zhuān)業(yè)技能的考績(jì)，學(xué)歷、學(xué)位、培訓結業(yè)成績(jì)；

●5、異動(dòng)材料。包括：?jiǎn)T工入職、員工離職、員工晉升、薪酬變更等資料；

●6、崗位職責。明確崗位職責以及其他材料都需要確認并簽字。

另外，由于員工檔案記錄員工個(gè)人在職信息，應該進(jìn)行保密管理，主要領(lǐng)導調閱應該授權處理。此外，員工檔案信息應該注意信息變動(dòng)后的更新。

在檔案管理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。

03

管理建議

●1、統一保管：專(zhuān)門(mén)部門(mén)專(zhuān)項保管，如人力資源、檔案管理、信息安全；

●2、原則：條理清晰、完整真實(shí)、精確實(shí)用、系統規范、動(dòng)態(tài)更新；

●3、數據：數據安全級別（根據數據類(lèi)別、用戶(hù)類(lèi)別）：只讀、編輯、隱藏；定期備份（每周或每日或每月）；

按固定模板及時(shí)做好數據的收集→數據統計與分析向不同員工分享報告[管理團隊-人力月報/所管轄部門(mén)HR項目的進(jìn)展/管理建議和預警/直接下屬的招聘入職試用培訓績(jì)效ER等各種HR事件；高管-人力成本分析；財務(wù)-人力資源預算執行；HR部門(mén)-人力及各項目標計劃完成]；

●4、信息保密管理：錄入→審核→更新；接受→登記→定期核對→及時(shí)歸檔（獨立編號；專(zhuān)門(mén)存放；離職后2年保管）；

可引入內外部審計或外包給專(zhuān)業(yè)的檔案管理機構；建立人事信息保密管理制度（結合信息安全管理、獎懲管理、崗位操作手冊）；檔案保密級別→可借閱/禁止借閱；借閱時(shí)需要申請→審批→登記→歸還，禁止復印或掃描，持續完善管理制度和技術(shù)實(shí)施保障。

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