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一、什么是離職面談

我們將離職面談定義為“企業(yè)為了解進(jìn)入離職程序或已離職的員工對于企業(yè)各種內部狀況的最終意見(jiàn)和看法而與員工進(jìn)行的談話(huà)”。

（1）離職面談的主體

主要針對自愿放棄現有工作，進(jìn)入離職辦理程序或已離職的員工（而并非有意向離職的員工）。

（2）離職面談的目的

通過(guò)面談發(fā)現企業(yè)、工作開(kāi)展時(shí)的漏洞與不完善之處，從中發(fā)現與企業(yè)工作有關(guān)的信息，幫助企業(yè)管理者認清事實(shí)，解決管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，以便于企業(yè)日后更好地改進(jìn)與提升（而并非以留住離職員工為主要目的）。

（3）了解員工離職的一般原因

晉升機會(huì )有限、自己的業(yè)績(jì)不被賞識、薪酬不合理是主要原因。此外，還有對自己的上司不滿(mǎn)意、對工作氛圍不滿(mǎn)意、對人際關(guān)系不滿(mǎn)意、認為工作強度太大等因素。

二、離職面談的重要性

典故“徐庶走馬薦諸葛”就是一個(gè)非常典型的離職面談案例，劉備送走了一個(gè)員工徐庶，但徐庶卻為他推薦了一個(gè)更為優(yōu)秀的繼任者——諸葛亮?？梢?jiàn)，即使是已經(jīng)離開(kāi)公司的員工，在某種意義上仍然可以是“潛在”的人力資源，離職面談益處較多。

（1）挽留核心員工

離職面談不僅可以融洽公司與離職員工的關(guān)系，還可起到挽留核心員工的作用——避免留在企業(yè)的其他優(yōu)秀的在職員工“人在曹營(yíng)心在漢”。

（2）關(guān)懷離職員工

對于企業(yè)不想留用的員工，也可以通過(guò)離職面談降低雙方的敵對意識，體現出企業(yè)對員工的尊重與關(guān)懷。在職員工是企業(yè)的寶貴資源，我們應倍加珍惜，如果在職員工出現了問(wèn)題、遇到了困難，我們要第一時(shí)間給予幫助。換而言之，這是內部矛盾，只要關(guān)起門(mén)來(lái)、靜下心來(lái)，就都有機會(huì )解決。對于即將或已經(jīng)離職的員工，我們應加大重視，給予更多的關(guān)心。也許人離開(kāi)了，希望他們的心還是留在公司、向著(zhù)公司。

（3）提升公司形象

通過(guò)面談能傳達出公司重視員工意見(jiàn)的信息，無(wú)論對公司內部還是對外部而言，都是公司的加分項。而且還能將企業(yè)重視人才、尊重人才的理念通過(guò)離職員工帶到別的企業(yè)，樹(shù)立企業(yè)以人為本的形象，對于增強企業(yè)的人才吸引力大有益處。

（4）放眼未來(lái)合作

通過(guò)面談，可以向離職員工發(fā)出友善信號，使其認識到他仍然是公司的“朋友”。很多時(shí)候，與離職員工保持良好關(guān)系，還可能為公司帶來(lái)很多長(cháng)遠的利益，比如新的客戶(hù)和市場(chǎng)機會(huì )、人才推薦機會(huì )，甚至優(yōu)秀離職員工重新回到公司繼續效力等。

三、要有效地進(jìn)行離職面談

第一種情形

是員工并不是真正想走，僅僅因為內部矛盾，一時(shí)沖動(dòng)而產(chǎn)生了離職想法，但是意愿并不是非常明確、堅定，只因某件事情的刺激而萌生去意。此時(shí)HR部門(mén)如能及時(shí)出面溝通，曉之以理，動(dòng)之以情，化解其沖動(dòng)，往往能使優(yōu)秀員工回心轉意，不至于事情鬧大了再無(wú)回旋的余地。

第二種情形

是針對員工已經(jīng)辦理完離職手續，這時(shí)期的面談才稱(chēng)為真正意義上的離職面談。要做好這項工作并非易事，在實(shí)施過(guò)程中會(huì )遇到一些問(wèn)題和障礙。

主要表現為：

離職員工有所顧慮，不愿多談，有的企業(yè)會(huì )預留獎金，員工離職時(shí)，顧慮自己的談話(huà)或許會(huì )影響余下獎金的發(fā)放，于是閃爍其詞，不愿多說(shuō)。

所以，在選定交流時(shí)間之前，HR部門(mén)應在離職面談前做好充足的準備，先了解離職者的基本資料，根據離職者的情況，準備好面談的話(huà)題，再安排面談的時(shí)間和地點(diǎn)。

第一步，離職面談的準備階段

應根據離職者的基本資料分析員工的性格特點(diǎn)，預測和把握其可能的態(tài)度，了解員工近來(lái)的表現及變化，了解直接上級、同事對其的評價(jià)。

梳理可（將）給予員工提供的機會(huì )與福利，了解員工享有的權利及應承擔的責任等，并針對離職者提出的問(wèn)題分別展開(kāi)詢(xún)問(wèn)，時(shí)間應控制在20 ~35分鐘為宜，地點(diǎn)應選擇輕松、明亮的空間。

第二步，離職面談的實(shí)施階段

第一次離職面談

對于主動(dòng)提出辭職的員工，員工直接上級或同事得到信息后應立即向其部門(mén)負責人和人力資源部反應，擬辭職員工部門(mén)負責人應立即進(jìn)行離職面談，了解離職原因。

對于欲挽留員工應進(jìn)行盡量說(shuō)服挽留，對于把握不準是否挽留的，應先反饋到人力資源部，以便共同研究或匯報，再采取相應措施。

第二次離職面談

應由人力資源部主導，主管級以下員工可由員工關(guān)系主管或人力資源副經(jīng)理進(jìn)行面談；主管級以上員工（含主管級）由人力資源部經(jīng)理或以上級別的負責人進(jìn)行面談。

原則上企業(yè)談話(huà)人應比離職者的職級略高，至少應對等。第二次面談應技巧性地讓離職員工自愿留下聯(lián)系方式，以便跟蹤管理，創(chuàng )造合作機會(huì )。

離職面談注重“開(kāi)放性原則”：

多問(wèn)一些類(lèi)似“什么” “如何”和“為什么”等開(kāi)放式的問(wèn)題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問(wèn)題，除非你需要對某個(gè)觀(guān)點(diǎn)加以確認。

面談時(shí)還應選好交流的主題，且盡量使之與離職員工利益直接相關(guān)，如對跳槽性質(zhì)的員工進(jìn)行面談應重點(diǎn)了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個(gè)人發(fā)展、學(xué)習及家庭原因，還是對企業(yè)管理模式、管理層工作風(fēng)格、團隊氛圍、績(jì)效評價(jià)狀況、當前職位工作內容等不滿(mǎn)。

離職面談注重“暢所欲言原則”：

在離職面談的過(guò)程中，代表企業(yè)與離職者進(jìn)行面談的人員應多聽(tīng)少說(shuō)，給予離職人員合適的空間和足夠的時(shí)間。適當的時(shí)候，應對離職人員進(jìn)行善意引導或打消他的疑慮，而不是施加壓力。

要記住，面談的目的是探出離職人員的想法、意見(jiàn)和對一些問(wèn)題的答案，而不是進(jìn)行說(shuō)教或訓誡。

第三步，離職面談的統計階段

記錄好談話(huà)的所有信息，并且檢驗離職面談信息真偽，提煉信息輸出報表，采取相應改進(jìn)措施，及時(shí)存檔。

遇到敏感問(wèn)題最好記在心里而不要當面記錄，等面談結束后再用書(shū)面形式記錄下來(lái)。通過(guò)與助理和在職員工的面談，驗證離職員工信息的真偽，最后對面談信息進(jìn)行客觀(guān)的分析，得出真實(shí)的離職動(dòng)機。最重要的是要將面談重點(diǎn)記錄下來(lái)，便于之后的分析整理工作。

人力資源部門(mén)應以月度、季度或年度等為時(shí)間單位，將離職面談所獲的信息、數據進(jìn)行細致分析，提煉出導致員工流失的關(guān)鍵要素，測算出流失成本，綜合成離職原因分析統計報表。

通過(guò)分析匯總，全面反應員工離職的真正原因、整體人事變動(dòng)情況以及據此提出的改進(jìn)公司政策、管理制度方面的建議，報分管領(lǐng)導參考決策。

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