我去年入職這家公司，今年的三月份開(kāi)始負責人力資源部。著(zhù)手工作遇到的第一個(gè)挑戰，就是工資出錯太多，員工意見(jiàn)很大。做過(guò)工資的人都知道，算工資是件很簡(jiǎn)單又繁瑣的事，要把工作做到百分百準確，很不容易，尤其是沒(méi)有系統作為支撐人數又很多異動(dòng)情況又很復雜的情況下，而如果核算工資的人本身沒(méi)有財務(wù)，人事或者行政背景，對數據也不敏感，那就更麻煩了?，F在我面臨的就是這樣的局面，負責工資的小華(他當然不叫小華)從前是做系統運維的，很勤勉也很努力，他幾乎把整個(gè)月的時(shí)間都花在了算工資上，并開(kāi)發(fā)了一套他自己的工資報表，他認為這套報表能夠準確的核算出工資，但結果并不理想，這也讓他很郁悶。
HR看過(guò)來(lái) 五步解決工資問(wèn)題
HR看過(guò)來(lái) 五步解決工資問(wèn)題
因為不知道是哪些問(wèn)題導致了這一結果，在跟進(jìn)解決工資問(wèn)題上，我采用的步驟是這樣的：
首先，熟悉原有的工資報表，了解它的結構以及勾稽關(guān)系。
通過(guò)對過(guò)去幾個(gè)月的工資報表進(jìn)行分析，我大概知道了小華的核算思路。我總結他的思路是這樣：每個(gè)月由他來(lái)統計所有的異動(dòng)數據，每個(gè)異動(dòng)數據單獨編在工資表的附件(工資備忘錄)里，做工資的時(shí)候去查這個(gè)附件，根據附件的數據直接把核算值落到工資表中。這個(gè)思路有兩個(gè)問(wèn)題，其一：第一手的異動(dòng)數據并不完全在他手里，由他來(lái)統計經(jīng)常出現漏統情況，其二，統計出來(lái)的異動(dòng)數據折合出的工資數在遷入工資表時(shí)，無(wú)法做驗證;其三、當月的異動(dòng)數據次月哪些需要刪除哪些需要保留，沒(méi)有做清晰的記錄。
其次，審核過(guò)去幾個(gè)月的工資表，加上hr369.com員工的反饋，就出現的錯誤數據和當事人探討，詢(xún)問(wèn)原因。
這樣做是非常有必要的，在長(cháng)達兩個(gè)月的時(shí)間里，我和小華一起分析了數十個(gè)做錯的數據，最后我們得出兩個(gè)結論：其一，對于已統計出的各種異動(dòng)，工資采用何種算法，他沒(méi)有清晰的認識，比如說(shuō)，一個(gè)當月轉正的人績(jì)效工資應該怎么算，基本工資應該怎么算，他了解的并不透徹，當然這并非是他一個(gè)人的原因，公司一直沒(méi)有這方面的規定，所以只能憑著(zhù)感覺(jué)算。其二，他本身薪酬方面的知識不夠，對數據的含義沒(méi)有深刻的認識，換言之，他對工資不敏感，看不到數據背后的薪酬含義(對于這一點(diǎn)，舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，一個(gè)對工資數據敏感的人，看到基本工資里出現了781或者629這樣的數據，他就應該立刻想到，這里一定發(fā)生了某種異動(dòng)，因為1或者9這種值，是較少會(huì )出現在標準工資的尾端的，對于這一點(diǎn)，各位也可以回查自己的工資看下。這是一個(gè)有趣的現象，其產(chǎn)生有另外的原因，它跟薪酬體系的設計有關(guān)，將來(lái)有機會(huì )再分享我的心得。)
得出這兩個(gè)結論的過(guò)程對我和他都是一個(gè)磨練意志的過(guò)程，因為問(wèn)題太多了而且基本都集中在他身上，又沒(méi)有其他的書(shū)面資料可以參考(所有的算法都在他腦子里)，這使得每一次問(wèn)題的研究都變成了質(zhì)證甚至審判，我不停的問(wèn)，為什么會(huì )錯?為什么要這么算?同樣的異動(dòng)情況上次你用的算法是a這次為什么用了b?你的依據是什么?沒(méi)有依據你為什么要這么做?你是上帝嗎?你憑什么決定別人的工資是m不是n?有一度我幾乎摧毀了他的自信和尊嚴，我也因為看到一個(gè)蓬勃積極的人變得萎靡不振而懷疑自己是不是做錯，尤其我還是空降的管理人員，對情況也還不了解。我為此向導師征求意見(jiàn)，導師告訴我，解決問(wèn)題的先決條件是找到問(wèn)題產(chǎn)生的根源，當根源在人的身上時(shí)，這會(huì )變成一個(gè)很復雜的過(guò)程，但是，要達成一致意見(jiàn)才能行動(dòng)，在向一致意見(jiàn)靠攏的過(guò)程中，則要始終秉著(zhù)一顆良善的心，并抱定解決問(wèn)題而不是發(fā)現問(wèn)題的初衷。這一建議，我如實(shí)寫(xiě)在這里，也分享給那些正在經(jīng)歷著(zhù)我或小華角色的人。
這兩個(gè)步驟做完以后，對工資問(wèn)題的分析基本已經(jīng)做完了。
接下來(lái)我開(kāi)始設計報表。
我的設計邏輯是：先用一張異動(dòng)表，把當月所有的異動(dòng)情況全部統計入內，并在異動(dòng)表內核算出對應的工資額，做工資的時(shí)候，只需要把異動(dòng)表內各張sheet的異動(dòng)額逐一遷入工資表內，并在每個(gè)遷入值處做好備注，說(shuō)明異動(dòng)原因，就可以了。只要當月的異動(dòng)情況我統計全了，核算也正確，遷入過(guò)程無(wú)誤，就可以確保工資表是準確的。每月的異動(dòng)雖然情況多，但分攤到二十多張表里的時(shí)候，數量就小了，這個(gè)時(shí)候只要我把算法控制好，出錯的幾率就很小，而為了監控遷入過(guò)程，確保遷入數據和異動(dòng)數據一致，我單獨做了一個(gè)驗證算法模型，規范我認為可能出錯的每一個(gè)遷入動(dòng)作。
我先做了一個(gè)異動(dòng)統計表，專(zhuān)門(mén)用來(lái)統計各種各樣的異動(dòng)數據，每種異動(dòng)一張sheet，整個(gè)異動(dòng)表有22張sheet，統計了目前既存的22種異動(dòng)類(lèi)型(比如入職，離職，轉正，調崗，調薪，五險，兩金，個(gè)稅，工會(huì )費等)，我規定以后出現新增的異動(dòng)類(lèi)型，就在后邊繼續增開(kāi)sheet。
在設定每張sheet的字段時(shí)，只取和工資核算有關(guān)的數據，其他的一概不取，比如入職，有部門(mén)，時(shí)間，姓名，入職日期，試用期工資就可以了，其他的不用。因為整張表唯一的用途就是核算工資，和這一用途無(wú)關(guān)的其他信息都不需要錄入。整個(gè)異動(dòng)表按月排列，最近一個(gè)月的異動(dòng)表的有之前所有月份的異動(dòng)數據，以便于查找。當月存在該遷入的數據事后發(fā)現未遷入的，就用紅色字體標注在當月最末下月起始點(diǎn)處，便于下月發(fā)現。
所有異動(dòng)對工資的影響，都在異動(dòng)表里先算出來(lái)，并匯總出總數。我把各項異動(dòng)類(lèi)型對應的算法設計出來(lái)，并固定好，薪酬專(zhuān)員只需要輸入具體的值(比如在職工作日，工資標準數)，就可以自動(dòng)算出結果。
在異動(dòng)表數據的統計上，也不再是做薪酬的人全部統計，而由異動(dòng)數據產(chǎn)生的第一責任人負責統計(舉個(gè)例子說(shuō)就是入離職的數據由辦理入職的人提供，轉正的數據由負責轉正工作的人提供)，在月底統一匯總給薪酬專(zhuān)員，這樣的分工我認為更合理，它能使數據準確度提高。實(shí)際情況也確實(shí)如此。
然后我改進(jìn)工資表。
因為幾個(gè)下屬控股的子公司和總公司人員是交叉在一起的，工資數據也要由部門(mén)統一做，從前的做法是每個(gè)公司工資表都單獨做，完了以后再匯總成總表，總表和各公司分表都需要審核，且保持一致，并送不同部門(mén)，之前經(jīng)常出現工資總表和各子公司分表數據不一致的情況?，F在我將這一邏輯改正過(guò)來(lái)，變成先做總表，再做分表，我規定只有總表和異動(dòng)表數據做了完全遷入且驗證無(wú)誤以后，才能拆表形成分表，如果總表數據出現紕漏，必須重新拆表，不能在已拆的分表里邊改。為使拆分過(guò)程快速，我在總表增設了一個(gè)公司字段，用于篩選拆表。
此外，為了確保上月的異動(dòng)數據在下月能被有效的處理(清除或者保留)，我規定工資表內所有遷入的異動(dòng)值都必須要有備注，寫(xiě)清楚產(chǎn)生原因以及標準值應該是多少，下月做工資的時(shí)候，先清理上月工資表所有備注，把備注清理完(驗證模型也會(huì )監控清理過(guò)程，確保清理無(wú)誤)，才能遷入新數據。
把這兩張表做出來(lái)以后，我試算了兩個(gè)月，并不斷改進(jìn)。通過(guò)嚴謹的數據比對和返查，工資數據質(zhì)量明顯提高了，出錯率大幅降低。第二季度的滿(mǎn)意度調查，從前對工資核算的抱怨沒(méi)有再出現。
這個(gè)時(shí)候，我開(kāi)始考慮下一個(gè)問(wèn)題：找誰(shuí)來(lái)接手，以及如何保證工資的質(zhì)量不會(huì )因為我轉交出去了而降低?
從性質(zhì)上來(lái)說(shuō)，改進(jìn)工資表和設計異動(dòng)表，都是技術(shù)領(lǐng)域的活兒，現在要考慮的是管理領(lǐng)域的工作，即：如何選擇以及培養工資表的接班人。這一步如果行的不好，工資就會(huì )變成一個(gè)交不出去的工作。
來(lái)源：互聯(lián)網(wǎng)
皖公網(wǎng)安備34010202601961號
