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HR如何做好離職流程管理

2018-08-21 閱讀次數: 2790

　一、要注重離職流程管理

　　一般較為規范公司都規定了一些員工離職的程序，包括；填寫(xiě)離職單、離職面談、核準離職申請、業(yè)務(wù)交接、辦公用品及公司財產(chǎn)的移交、監督移交、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因，離職員工的后續管理。

　　所謂人力資源的精細管理就是要將管理工作的環(huán)節落實(shí)到工作的每一個(gè)細節中處，并講求技巧與文字、數據紀錄。在離職管理中也是如此，必須重視每一個(gè)程序，并有一整套方法去應對，這里根據我的經(jīng)驗要注意以下幾點(diǎn)：

　　1、首先要記住不能為了程序而走程序，依照程序是為了組織目的，即通過(guò)對員工離職的管理，了解組織機能的狀況，并對組織機能的變革提供相關(guān)的數據與意見(jiàn)。必須從管理中得出結論并指導現行的人力資源工作。

　　2、每一個(gè)程序與環(huán)節都必須有相應的表格，并作出嚴格的文字記錄。這個(gè)可以從人力資源管理軟件中借鑒或是根據公司的具體的情況來(lái)制訂。

　　3、規范的離職管理來(lái)源于以前的基礎的其它管理工作和人事工作，比如辦公用品管理、資產(chǎn)管理、股權管理、業(yè)務(wù)管理、文件資料管理等工作，比如我們經(jīng)常說(shuō)一位離職者帶走了核心商業(yè)秘密，這實(shí)際說(shuō)明了日常商業(yè)秘密管理和業(yè)務(wù)資料管理工作不到位。這一點(diǎn)我在后面要專(zhuān)門(mén)論述。

　　4、規范的操作員工離職是盡量減少人員流失的損失和規避相關(guān)人事糾紛和法律風(fēng)險的一種方法。

　　人員的流失往往是無(wú)法挽回的，只有盡量減少損失，如果規范操作，備用金、重要辦公用品、公司重要資產(chǎn)、重要的商業(yè)客戶(hù)資料、技術(shù)資料等重要資料就可以有效的避免流失。

　　同時(shí)按照國家的規定，規范的辦理相關(guān)的離職流程也是防范風(fēng)險的一種的方法，比如到期離職的提前通知，及時(shí)給付補償金等都是有效的規避人事法律風(fēng)險的方法。

　　二、要加強員工離職的商業(yè)秘密管理

　　對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，付出費用和工資讓員工收集到的信息和得到的工作經(jīng)驗都是公司的財產(chǎn)，更不用說(shuō)一些核心的商業(yè)秘密和核心的技術(shù)，對于這些，在一些跨國企業(yè)作得比較好，但是尤以臺資企業(yè)在這一點(diǎn)上作得十分有特色，也對我們更有參考意見(jiàn)，因為人情略同。根據我在工作中的一些感受，我認為有以下幾點(diǎn)要注意：

　　1、在日常要建立嚴格的信息控制制度，上司有權定期檢查下屬的業(yè)務(wù)工作資料和電子檔案等，下屬應定期上報有關(guān)業(yè)務(wù)信息報表及資料，相關(guān)的資料應加強管理、并入檔。比如一些臺商企業(yè)就要求業(yè)務(wù)人員將與客戶(hù)面談資料詳細記錄和客戶(hù)

　　2、在日常要加強商業(yè)秘密的保密工作，比如嚴格信息使用的級別制度、設置信息管理中心和專(zhuān)職管理員加強保密工作，同時(shí)在辦公場(chǎng)所設置加強保密措施，比如一些臺商企業(yè)，在辦公區就不允許上網(wǎng)，或加強網(wǎng)絡(luò )管理（比如申請上網(wǎng)制），電腦不設USB接口和軟驅等。

　　上述兩點(diǎn)雖說(shuō)看來(lái)不是人力資源領(lǐng)域的工作，但我一直認為一個(gè)人力資源工作者必須關(guān)注企業(yè)全局工作，所以我們會(huì )經(jīng)常發(fā)現一些跨國企業(yè)的人力資源總監原來(lái)是一個(gè)營(yíng)銷(xiāo)總監，而且人力資源工作者必須從自己的工作中去發(fā)現企業(yè)管理其它方面的問(wèn)題并對此提出自己的建議，這個(gè)似乎許多人力資源工作者都沒(méi)有意識到，而一些高層管理者也不理解，當然這實(shí)際是由人力資源工作者的工作水平和人力資源工作者的分析能力決定的，也就是一個(gè)人力資源到底發(fā)揮怎樣作用的問(wèn)題，實(shí)際上這個(gè)問(wèn)題在小公司倒解決的好，但對于部門(mén)之間壁壘森嚴的大公司卻是一個(gè)極大的問(wèn)題，明明人力資源部門(mén)發(fā)現了許久的問(wèn)題，但由于機制、由于考核等，問(wèn)題根本沒(méi)有上傳的渠道。在現代人力資源管理中，人們越來(lái)越明白人力資源部門(mén)往往是最快知道企業(yè)在變化的部門(mén)。

　　3、對于核心人員實(shí)行脫秘期和競業(yè)禁止管理，最近管理實(shí)務(wù)界掀起一股學(xué)習軍界的一些成功作法的熱潮，雖然要冷靜看待，但我認為作為我們平?？磥?lái)十分神秘的軍事機密是管理得最好的。從美國防范錢(qián)學(xué)森回國，首先就是停止其工作，進(jìn)入脫秘期，同時(shí)對此所有資料，包括工作筆記等，全部收繳，并競止其參加相關(guān)的研究。這實(shí)際上是一個(gè)核心人員離職管理的典型案例。

　　對于脫秘期和競業(yè)禁止的操作，相關(guān)的資料所在皆是，要注意的是脫秘期的操作程序，要讓人可以接受。競業(yè)禁止，則須考慮給予補償，比如有些企業(yè)的合同說(shuō)明在離職后不在同行中就業(yè)，如沒(méi)有給予補償，實(shí)際上是不合法的，也不具有操作價(jià)值。

　　三、要進(jìn)行員工離職分析

　　所謂科學(xué)的、精細化的人力資源管理，實(shí)質(zhì)上是需要科學(xué)的統計數據、模型分析支持的，不能停留在感性的、個(gè)案性的分析之上。

　　對于員工離職管理，一樣必須通過(guò)較長(cháng)時(shí)期、基礎性的員工離職管理工作得出的數據，來(lái)分析出帶有較普通規律性的東西，以便在人力資源政策和其它內部管理方面提出決策意見(jiàn)，這才是科學(xué)管理的基本含義。

　　為什么對于員工離職分析，我只提要“進(jìn)行”而不是“加強”了？坦率地說(shuō)，這個(gè)工作在國內很少有企業(yè)真正地作為一個(gè)工作任務(wù)去作過(guò)，我們也只是從翰威特這樣的公司的分析報告中才看到一些數據性東西，才得出人力資源工作原來(lái)可以這么作的感慨。

　　實(shí)話(huà)說(shuō)，這個(gè)工作我也沒(méi)有作過(guò)，我就將有關(guān)的學(xué)習的感受說(shuō)一說(shuō)，供大家評析：

　　1、一開(kāi)始要根據自己公司的情況，作好基礎性的數據收集工作，這是這個(gè)工作成功和科學(xué)性的關(guān)鍵之處，否則就可能是一個(gè)看來(lái)科學(xué)卻又極不科學(xué)的東西。將離職原因及相關(guān)影響因素列出可以收集數據的“員工流失關(guān)鍵要素”，這些可以參考翰威特等公司的有關(guān)報告，并根據本公司的人力資源工作可達到的情況，找到自己可以分析的“員工流失關(guān)鍵要素”。

　　2、在根據數據作離職分析時(shí)，要學(xué)一點(diǎn)數理分析知識，保證其科學(xué)性，這說(shuō)明了深入研究人力資源管理，就必須多學(xué)科的結合。

　　3、員工離職分析要與公司其它管理工作和人力資源的其它方面工作結合起來(lái)分析 ，比如績(jì)效管理、職類(lèi)管理、部門(mén)職責、工作任務(wù)、職業(yè)發(fā)展渠道、薪酬等。

　　四、要人性化的處理員工離職

　　現代的大企業(yè)，有的是程序性的例行公事，缺少的就是溫情脈脈的人性關(guān)懷，這也是許多才華橫溢的人寧愿舍棄大公司優(yōu)厚待遇離開(kāi)的原因。員工離職，這個(gè)最后一環(huán)，我們是否能作到有點(diǎn)人性，對公司，對人力資源工作者來(lái)說(shuō)，都會(huì )帶來(lái)意想不到的后果，起碼，在職的兄弟會(huì )看到自己的下場(chǎng)。大度、大氣會(huì )帶來(lái)大財。

　　我以為要作到以下幾點(diǎn)：

　　1、公司不論誰(shuí)收到員工離職信，必須第一時(shí)間響應，放下手頭的工作，即時(shí)響應，表明公司對其離職的高度重視，這時(shí)任何一絲拖延和怠慢都會(huì )使員工的一時(shí)猶豫變成無(wú)比堅決。

　　2、誠懇的進(jìn)行離職面談。離職面談包含挽留和了解離職原因雙重目的，必須設立輕松和諧的氛圍給離職員工，讓其感覺(jué)公司對他的重視和溫情，使其愿意傾訴內心的感受，這個(gè)工作關(guān)鍵是要用心去對待自己的同事，關(guān)心他的需要，而不能純作一個(gè)工作來(lái)完成，或只作一個(gè)程序走一下，這是大忌。整個(gè)程序中也許就這個(gè)工作最具人情味，千萬(wàn)不要說(shuō)“我們今天進(jìn)行一下離職面談”，要讓員工覺(jué)得是在一個(gè)特殊時(shí)期與一個(gè)知心的朋友聊一聊，聽(tīng)一聽(tīng)他的意見(jiàn)的感覺(jué)，這才是最好的。所以選擇在咖啡館中和會(huì )議室不會(huì )是兩樣，但是這確是一個(gè)公司是否愿意費心費錢(qián)的去作這個(gè)工作的問(wèn)題，當然結果也會(huì )不同。

　　我在過(guò)去從業(yè)的公司中，每次都要自己請離職員工吃一碗面，或是喝一杯茶，與他們聊一聊，有時(shí)會(huì )很善意地指出了他們的一些問(wèn)題，并給他們作一些職業(yè)發(fā)展的建議。于是這些同志一方面認為公司并不是沒(méi)有溫情，起碼同事們相處不錯，另一方面，他們也與我保持著(zhù)聯(lián)絡(luò )，我手中也就掌握了一批人才的資料，這對于我們從事人力資源工作的人來(lái)說(shuō)，建立個(gè)人的人力資源庫不是也很重要嗎！

　　3、在辦理離職時(shí)，應及時(shí)結算工資，辦理相關(guān)手續，并且及時(shí)給付相應補償。不要與員工太過(guò)于計較，這也是體現公司人性化最實(shí)質(zhì)性的一條，還是中國的一句老話(huà)：好合好散。

　　4、要對離職員工進(jìn)行管理，在麥肯錫公司叫作舊雇員關(guān)系管理，把舊雇員當作畢業(yè)生，并建立舊雇員數據庫。 




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