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企業(yè)擬錄用員工，從接受企業(yè)的錄用通知書(shū)（通常被稱(chēng)為Offer）到正式入職，會(huì )存在一個(gè)勞資雙方尚未建立正式勞動(dòng)關(guān)系的空檔期。這個(gè)空檔期短則一兩天，長(cháng)則一兩個(gè)月，特殊情況甚至會(huì )超過(guò)半年之久（一般對應于應屆畢業(yè)生或企業(yè)的中高端人才）。我們可將處于這個(gè)空檔期的企業(yè)擬錄用員工稱(chēng)之為企業(yè)的準員工。

企業(yè)一方在得到求職者對錄用通知書(shū)的確認后，都會(huì )調整相應的招聘配置計劃，并由人力資源部門(mén)與其他部門(mén)共同協(xié)作開(kāi)展準員工入職前的一系列準備工作?？梢哉f(shuō)，企業(yè)對準員工的成本投入從其身份確認的那一刻就已經(jīng)開(kāi)始了。

與此同時(shí)準員工并未立即擺脫之前的求職狀態(tài)，仍然有可能主動(dòng)或被動(dòng)獲得其他的工作機會(huì )。首先，準員工對新企業(yè)的認可程度非常有限，往往局限于招聘環(huán)節遇到的一些人和物；其次，企業(yè)在錄用通知書(shū)中通常不設置違約金要求或設置的違約金額較低，也客觀(guān)造成準員工Offer的違約成本偏低。因此，出現準員工手握多份Offer進(jìn)行比較、繼而爽約重新選擇的情況也不足為奇。

一旦準員工沒(méi)有按錄用通知書(shū)規定入職，企業(yè)原定的各項計劃很有可能被打亂。企業(yè)的人力資源，應在準員工入職前就與之建立良好的溝通關(guān)系，將各類(lèi)風(fēng)險降至最低。

準員工入職前的空檔期，人力資源應特別做好以下幾方面工作：

一、入職前的定期溝通

準員工入職前的定期溝通，其目的在于及時(shí)了解其思想動(dòng)態(tài)、離職進(jìn)展和入職進(jìn)度，幫助他們解決入職前的各類(lèi)疑難問(wèn)題，提升準員工對于新企業(yè)的認可程度和滿(mǎn)意程度。

對于空檔期較長(cháng)的準員工，人力資源與準員工的溝通應保持每周一次的頻率。約定入職時(shí)間的前一、兩周，是準員工能否順利入職的關(guān)鍵時(shí)期，這段時(shí)間人力資源需保證與其至少進(jìn)行每周兩次以上的溝通。

人力資源在每次完成與準員工的溝通后，應及時(shí)對溝通情況進(jìn)行記錄（可參考下表）。

二、入職前的溝通要點(diǎn)

人力資源對準員工的溝通要點(diǎn)主要包括：

（一）提供并負責解釋入職所需的資料清單。

企業(yè)要求的入職資料通常包括：個(gè)人身份證明、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、離職證明、健康證明、照片等。不同企業(yè)對這些材料的細節要求會(huì )有較大差異，人力資源應做好相關(guān)材料用途、辦理的解釋說(shuō)明工作，就顯得尤為重要。入職資料清單可參考下表。

（二）指導準員工辦理在原企業(yè)的離職手續。

準員工在原企業(yè)辦理離職手續的過(guò)程中，難免會(huì )出現原企業(yè)或極力挽留、或有意拖延辦理時(shí)間、或設置審批流程障礙等各種復雜情況，準員工在應對這些情況時(shí)通常缺乏經(jīng)驗、不能很好處置。人力資源可充分發(fā)揮自身在政策法規、企業(yè)制度、辦理流程等方面上的知識優(yōu)勢，引導準員工順利完成離職手續。

（三）做好人資相關(guān)資料轉接及其政策解釋工作。

準員工在工作變動(dòng)中涉及最多的問(wèn)題包括：個(gè)人檔案轉移、社保公積金等轉移、工作居住證變更等。應屆畢業(yè)生身份的準員工遇到的問(wèn)題，則可能會(huì )涉及到戶(hù)籍、派遣證、檔案、畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書(shū)（通常簡(jiǎn)稱(chēng)為“三方協(xié)議”）等問(wèn)題。人力資源應準確掌握當地這些的相關(guān)政策法規的要求和具體辦理流程，使各項轉接工作得以順利進(jìn)行。

三、入職前的溝通方式

與準員工的溝通，一般可以采用電話(huà)、郵件、短信、微信、QQ等方式，關(guān)鍵崗位的準員工則還可以采用面談的方式。溝通方式在選擇時(shí)應注意交叉靈活應用，切忌將溝通簡(jiǎn)單形式化，做得不好會(huì )適得其反，成為對準員工的某種騷擾。

四、溝通情況的反饋

人力資源應定期將與準員工的溝通情況反饋給用人部門(mén)和相關(guān)部門(mén)，特別是發(fā)現準員工有爽約跡象、出現入職風(fēng)險時(shí)應及時(shí)進(jìn)行預警并啟動(dòng)人員備選補充預案。

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