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離職面談的這些關(guān)健點(diǎn)，HR你知道嗎？

2018-08-29 閱讀次數: 1766

成功的離職面談主要依賴(lài)于以下這些因素：

一、選擇最佳的面談時(shí)機

恰當的時(shí)間做恰當的事情，HR只有把握好面談時(shí)機才能收到預期效果，離職面談應利用以下兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)與離職員工進(jìn)行交流。第一個(gè)時(shí)間點(diǎn)是得到員工離職信息時(shí)，因為這個(gè)時(shí)候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定，有時(shí)可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時(shí)如能及時(shí)溝通，化解其一時(shí)之沖動(dòng)，往往能使員工收回辭職決定，不至于使事情鬧僵以至沒(méi)有回旋余地；第二個(gè)時(shí)間點(diǎn)是員工去意已決并辦理完離職手續之后，因為此時(shí)離職員工已無(wú)任何顧忌所以最容易講出心中的真話(huà)。

二、營(yíng)造寬松的客觀(guān)環(huán)境

在進(jìn)行離職面談時(shí)，首先要注意面談的時(shí)間和地點(diǎn)的選擇。由于離職面談的特殊性，面談地點(diǎn)應該具有一定的隱私性，一方面不要讓其他員工知曉，畢竟這不像普通的員工談話(huà)，另一方面也能避免面談過(guò)程中被打斷和干擾，好的訪(fǎng)談環(huán)境有利于讓離職員工在無(wú)拘無(wú)束地情況下自由地談?wù)搯?wèn)題。例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放松的、伴有舒緩音樂(lè )的、空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時(shí)間可以根據交談的深入情況靈活掌握，而不一定要有明確的限定，因為這不是例行公事，而是一次與離職員工毫無(wú)約束完全敞開(kāi)的友好交流。

三、充分運用技巧、積極地傾聽(tīng)

盡管客觀(guān)環(huán)境應該是寬松和無(wú)約束的，但這并不代表離職面談只是普通的日常交流，實(shí)際上離職面談也是有技巧可言的。HR在交談中應注意面談技巧，不要只是按照事先列出的問(wèn)題逐一發(fā)問(wèn)，更主要的是要積極地傾聽(tīng)。如果有不清楚的地方，還要仔細詢(xún)問(wèn)，同時(shí)也要適時(shí)保持沉默，讓離職員工有足夠思考的時(shí)間。

HR應該在事先把握離職真實(shí)原因的基礎上，充分了解面談對象的性格特征，從細節之處捕捉面談對象當時(shí)的心理狀態(tài)，并預期其將產(chǎn)生的反應，以此選擇合適的面談切入方式，并有效避免面談過(guò)程中出現冷場(chǎng)、情緒激化、失控并導致面談不能繼續和面談失敗的情形發(fā)生。HR可以先幫面談對象倒杯水，以此營(yíng)造輕松的氣氛，以善意的動(dòng)作卸去彼此對立的立場(chǎng)，建立彼此互信的關(guān)系。同時(shí)，在面談的過(guò)程當中，還應隨時(shí)察言觀(guān)色，設法將自己的立場(chǎng)與被面談?wù)哒驹谕魂嚲€(xiàn)上，專(zhuān)注傾聽(tīng)其所抱怨的人或事。當被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛的情形，HR應及時(shí)地關(guān)心他的感受，不要唐突地介入問(wèn)題，更不可做出任何承諾，最重要的是要將面談重點(diǎn)記錄下來(lái)，便于之后的分析整理工作。面談?wù)叩慕巧珣撌嵌嗦?tīng)，做離職者的傾聽(tīng)者，適當提出問(wèn)題即可；少說(shuō)，及時(shí)做良性或補救性的溝通，必要時(shí)給予指導和幫助。

如果離職者是懷著(zhù)對企業(yè)怨恨的心理而離開(kāi)的，可能會(huì )牢騷滿(mǎn)肚，對此，面談?wù)咭M量聽(tīng)他發(fā)泄出來(lái)，同時(shí)盡可能詢(xún)問(wèn)令他不滿(mǎn)的原因，以便讓企業(yè)能夠發(fā)現自身管理上的弱點(diǎn)與漏洞，并盡量消除其中的誤會(huì )，因為減少他的抱怨也就為企業(yè)減少了一個(gè)“敵人”。

四、選擇合適的交流主題，充分體現人文關(guān)懷

在面談時(shí)HR還應選好交流的主題，且盡量使之與離職員工的利益直接相關(guān)，如對跳槽性質(zhì)的員工進(jìn)行面談應重點(diǎn)了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個(gè)人發(fā)展、學(xué)習及家庭原因，還是對企業(yè)的管理模式、管理層的工作風(fēng)格、團隊的氛圍、績(jì)效的評價(jià)狀況、當前職位工作內容等不滿(mǎn)。但無(wú)論如何面談要以企業(yè)尊重其個(gè)人人格和離職決定為基調，通過(guò)離職面談?chuàng )嵛?、挽留價(jià)值員工，提醒跳槽員工違約責任、保密責任、知識產(chǎn)權等。因此，在對跳槽員工進(jìn)行面談時(shí)，除了要設置較為輕松的面談環(huán)境以外，更應將重心放在對員工的人文關(guān)懷，了解員工日后的職業(yè)發(fā)展計劃等方面。例如，讓員工填寫(xiě)離職原因、離開(kāi)公司后的打算、對公司管理的建議和看法、價(jià)值追求，以及傳達企業(yè)對員工的評價(jià)和職業(yè)發(fā)展規劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向，則能將公司的人文關(guān)懷進(jìn)行得更為徹底。

五、離職面談的程序

離職面談可以參照以下程序來(lái)進(jìn)行：

1、面談的準備工作

　　1)了解離職者的基本情況。包括姓名﹑年齡﹑部門(mén)﹑職稱(chēng)﹑到職時(shí)間等；

　　2)根據離職者的情況，準備面談的話(huà)題；

　　3)安排面談的時(shí)間、地點(diǎn)、布置環(huán)境，力求讓接受面談?wù)咴谝环N輕松的狀態(tài)下把真實(shí)的想法表達清楚。

2、面談的過(guò)程安排

　　1)請面談?wù)呷胱?，以握手、點(diǎn)頭、微笑等開(kāi)場(chǎng)；

　　2)自我介紹，表明身份，簡(jiǎn)要闡述本次面談的話(huà)題和目的；

例如：您好，我是人力資源部XXX，今天約您過(guò)來(lái)主要是想與您談一下關(guān)于您離職的情況，以便于我們做好以后的工作，今天面談的結果我會(huì )為您保密，不會(huì )對您造成任何不良影響。

　　3)提出問(wèn)題，范圍盡量要廣，給對方充分的空間表達；

　　例如：您方不方便談一下都是哪幾個(gè)方面促使您做出這個(gè)決定呢?而不是說(shuō)：您覺(jué)得這里的工資讓您滿(mǎn)意嗎?

　　4)深入了解情況，如果對方不拒絕的話(huà)；

　　例如：如果對方說(shuō)公司管理制度不完善，那么不妨問(wèn)一下：您覺(jué)得哪些方面需要改進(jìn)呢?

　　5)面談過(guò)程中要注意對方的情緒變化，站在外方的角度考慮，提問(wèn)的過(guò)程中體現出公司對員工的關(guān)懷；

　　6)尊重對方，盡量避免提出涉及離職人員個(gè)人隱私的問(wèn)題；

　　7)面談結束，感謝對方配合，以握手等方式客氣地送對方離開(kāi)，并祝對方有一個(gè)美好的前途。

3、做好面談?dòng)涗?/span>

面談前征求對方意見(jiàn)，如果對方同意做記錄，應當于面談過(guò)程中及時(shí)做好記錄。如果對方覺(jué)得“白紙黑字”，擔心不良后果，造成面談時(shí)態(tài)度拘緊，不能傾談，就應當向對方表示歉意，用心聽(tīng)對方談話(huà)要點(diǎn)，于面談后第一時(shí)間記錄下與該離職人員的面談情況。

4、整理面談?dòng)涗?、總結規律、提出建議

　　1)面談結束后，及時(shí)對面談?dòng)涗涀龀稣?，總結出該離職者的原因及規律。提出分析報告，交經(jīng)理審核并保存資料。

　　2)總結自己在此次面談中的得失，發(fā)揚優(yōu)勢，改正不足，以期下次面談做得更好。

六、離職面談的后續工作

HR在結束了離職面談之后，并不意味著(zhù)整個(gè)離職管理工作就告完畢。根據離職面談反饋分析的結果采取相應行動(dòng)才是至關(guān)重要的，因為將面談反饋轉化為改進(jìn)企業(yè)管理工作的行動(dòng)才是離職面談的終極目的，同時(shí)也是驗證和維護此項工作流程重要性及實(shí)施效果的重要因素。

1、檢驗離職面談信息真偽

HR可以把員工在離職面談中所反映出來(lái)的一些有價(jià)值的信息或企業(yè)在管理中存在的問(wèn)題和漏洞，反饋給其直接主管，也可以用其個(gè)人基本資料、培訓及考核記錄進(jìn)行求證。比如，根據考核的記錄注意到該員工沒(méi)有某項技能，那么他離職的根本原因就是不能勝任工作或缺乏培訓，而不是他所說(shuō)的薪水待遇偏低。另外還可以通過(guò)與其他在職員工的談話(huà)來(lái)驗證，比如，面談中員工的離職原因是工作條件，那么就有必要和仍在該崗位上工作的員工交流以核實(shí)真偽。

2、提煉信息輸出報表

人力資源部門(mén)應該以月度、季度或年度等為時(shí)間單位，將離職面談所獲的信息、數據進(jìn)行細致分析，提煉出導致員工流失的關(guān)鍵要素，測算出流失成本，并綜合成離職原因分析統計報表，通過(guò)分析匯總，全面反應員工離職的真正原因、整體人事變動(dòng)情況以及據此提出的改進(jìn)公司政策、管理制度方面的建議，最終提交給分管領(lǐng)導參考決策。

3、采取相應改進(jìn)措施

離職面談的最終目的還是為了減少人事變動(dòng)和降低員工離職成本，所以企業(yè)相應的改進(jìn)措施才是離職面談的真正價(jià)值之所在。比如，若通過(guò)離職面談發(fā)現大多數員工對工作條件、環(huán)境等都非常滿(mǎn)意，對其直接主管也無(wú)異議，但還是離職不干了，因為公司所付薪水不能滿(mǎn)足他們的基本生活開(kāi)銷(xiāo)，此時(shí)提高薪資水平就成為企業(yè)留住員工的關(guān)鍵。又如，很多員工對績(jì)效考核不滿(mǎn)，致使員工離職，人力資源部門(mén)就得重新審視考核指標及權重、考核方式等。再如，應該得到某項培訓的員工始終未得到培訓而導致離職，這時(shí)就要考慮做好培訓需求分析等。

員工離職意味著(zhù)他的一個(gè)職業(yè)生涯告一段落，另一個(gè)新的職業(yè)生涯即將開(kāi)始。此時(shí)，企業(yè)如果能夠出面對其既往生涯進(jìn)行全面客觀(guān)的總結、評價(jià)，對其新的職業(yè)生涯進(jìn)行必要合理建議，那么對離職員工來(lái)說(shuō)將是莫大的安慰，也是企業(yè)對員工個(gè)人發(fā)展負責任的表現。因此，離職面談是“以人為本”的一種體現，既是對離職員工的撫慰或挽留，又是對在職員工的心理安慰，減少員工的離職給在職員工帶來(lái)心理波動(dòng)。企業(yè)絕不應該把員工離職面談看作是一種包袱或例行公事，而應該高度重視，并納入員工關(guān)系管理體系之內，使員工離職后仍然能夠成為企業(yè)的人力資源。




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